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Office Manager (m/w) in Teilzeit/Vollzeit

Festanstellung

Berlin
Teilzeit
Über uns
Wir lieben und gestalten die digitale Welt. Im direkten Zusammenspiel aus Kreation und Technologie. Unsere digitale DNA entfaltet sich in fundierten Strategien, kreativen Designs und technologischem Pioniergeist. Seit 1996. Wir sind Ihr Partner für die Digitale Transformation. Dank unserer 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Berlin, Hamburg und Wien. Und dank unserer Kunden. Wir arbeiten für Unternehmen wie Axel Springer, BBC, Audi, die Deutsche Telekom und das ZDF.
 
Unser Angebot aus Strategie-Beratung, Umsetzung und Vermarktung bildet das Fundament für die Entwicklung von Produkten, Services und Lösungen mit herausragender User Experience. Wir arbeiten direkt am wirtschaftlichen Erfolg unserer Kunden.
Das erwartet dich
Du kannst mühelos gleichzeitig zwei Telefone bedienen (eins davon auf Englisch), einen Kunden empfangen, Fragen von Kollegen beantworten und dabei nie dein sympathisches Lächeln im Gesicht verlieren?
Wie du das schaffst? Weil du ein Organisationstalent bist und dich so schnell nichts aus der Ruhe bringt. Auf dich ist immer Verlass, du bist erst dann zufrieden, wenn alle Probleme gelöst sind.

Du arbeitest in einem interdisziplinären Team aus Front Office und HR und stellst unsere Repräsentanz nach außen dar - am Telefon und in Person. Es ist für dich selbstverständlich, dein Team regelmäßig bei den Früh- und Spätschichten (8:00-19:00 Uhr) zu unterstützen. 
Deine Aufgaben
  • Allgemeine Büroarbeiten in unserem Front Office wie Koordination von Bestellungen, Lieferanten, Reisebuchungen, Reisekostenabrechnungen, Pflege der Anwesenheitslisten, Verwaltung der Barkasse usw.
  • Organisation und Vorbereitung von Meetings, Events und der Reiseplanung
  • Support bei den Früh- und Spätschichten (Frühschicht ab 8:00 Uhr / Spätschicht bis 19:00 Uhr)
  • Bewerberkorrespondenz sowie Terminierung und Koordination von Vorstellungsgesprächen 
  • HR Administration:  Vertragserstellung, Bescheinigungswesen, Erstellen von Arbeitszeugnisse, Führen der Personalakten und Pflege unseres Personalmanagementsystems
  • Planung und Organisation von Firmenevents (Sommer-, Weihnachtsfeier & Teamevents)
Das bringst du mit
  • Eine abgeschlossene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und Erfahrung im Office Management oder als Teamassistenz 
  • Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Organisationstalent
  • Vertrauenswürdige Persönlichkeit mit sehr hoher Service- und Lösungsorientierung
  • Sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit 
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
  • Fundierte Kenntnisse in MS-Office- und Google-Anwendungen sowie Online-Tools
  • Du gehst gerne auf Menschen zu, bist freundlich und hast eine natürliche Kommunikationsfähigkeit
  • Freude an Herausforderungen und eine ordentliche Prise Humor
Das bieten wir dir
Großartige Kollegen. Firmenevents. Ein internationales Umfeld. Spannende, abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben. Die Chance, eigene Ideen einzubringen und dich zu beweisen. Und obendrauf ein gigantischer Ausblick auf die Tempelhofer Freiheit.
Und wir leben Work-Life-Balance! Die Vereinbarkeit von Familie, Beruf und Freizeit gehört zum Fundament unserer Unternehmenskultur. Wir sind flexible und finden für fast alle Bedürfnisse eine entspannte Lösung.
Interesse?
Dann bewirb dich bei uns!

Wir möchten deine Fähigkeiten und Motivation nicht nur anhand von Zeugnissen beurteilen. Zeig uns, was du bisher alles gemacht hast. Uns interessieren Projekte aus deiner bisherigen professionellen Tätigkeit oder aus Eigeninitiative entstandene Projekte. Bitte gib uns auch deinen nächstmöglichen Einstiegstermin und deine Gehaltsvorstellungen an.
Lade deine Bewerbungsunterlagen einfach in unserem Karriere Board hoch. Den Link hierfür findest du am Ende der Seite.
Kontakt
Deine Ansprechpartnerin:
Katharina Dufner
Recruiting Specialist

Deine Bewerbung

Wir freuen uns über dein Interesse an Exozet. Bitte fülle das folgende kurze Formular aus. Solltest Du Schwierigkeiten mit dem Upload deiner Daten haben, wende dich gerne per Email an jobs@exozet.com.

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